意味のある営業日報の見方・書き方

営業マンのみなさんは営業日報を毎日書いていますでしょうか?
また、マネージャーは営業マンに営業日報を書かせているでしょうか?

営業日報は必要だ!という人もいれば必要ない!という人もいるでしょう。
結論から言います。営業日報は必要です!
今回は、なぜ必要なのか。どのようにすると意味のある営業日報になるのか。についてです。

営業日報とは?

営業日報 その言葉通り、1日の営業活動の報告書です。
営業日報を1週間続ければ、それが営業週報となり、1ヶ月続ければ営業月報となりますね。

営業日報の必要性

営業日報はなぜ必要なのでしょうか?
答えは簡単。勝利の方程式を作るor運用していくために役立つのです!
勝利の方程式とは、できる限り属人性をなくし、誰が営業してもある一定の受注が取れるやり方のことです。
弊社の営業代行サービスでも、この勝利の方程式の構築or運用がメインになってきます。

また、その勝利の方程式を構築or運用するために、必要なものが営業管理です。
詳しくは、営業マネージャー必見!営業管理すべき3つの項目をご覧ください。
実は、この営業管理をするために営業日報があると便利なのです。

営業日報の書き方・見方

基本的には、上記の営業マネージャー必見!営業管理すべき3つの項目に記載してある3つの項目を日々管理できる内容になっていればOKです。

目標、結果管理

まずは目標を記載していきます。
月間目標とその日1日の目標2つのKGIとKPIで良いでしょう。
月間目標に関しては進捗率というものを追記した方が良いでしょう。
また、わかりやすくリードセールスとコアセールスを分けてみた方が良いかと思います。

あとはその目標に対しての結果を記載していきます。

例)リードセールスの場合

コール数 コンタクト数 コンタクト率 アポ数 コンタクト
アポ率
月間目標 2800 560 20% 44 8%
進捗結果 1200/1400 260/280 21.6% 15/22 5.7%
本日目標 140 28 20% 2 8%
本日結果 125 25 20% 0 0%

こんな感じで書くと良いでしょう。
まず、上から2段目の進捗結果をみます。
今日の段階で行動数(コール数)としては、1400件必要なのに、1200件で終わってしまっています。コンタクト数も280件に対して260件でショートしています。同様にアポ数もショートしていますね。

この進捗結果からわかることはなんでしょうか?
問題は、コール数とアポ数です。実はコンタクト数は問題ではありません。
理由は、コンタクト率は目標値の20%を超えており、母数(コール数)が増加することで数の目標はクリアできるからです。

本日の目標と結果も見てみましょう。
やはり、コール数とアポ数の不足ですね。コール数さえ増えればコンタクト率は悪くないので、コンタクト数が稼げます。
よって、マネージャーはこの営業マンにはコール数の担保の仕方を教えるべきでしょう。
きっと、この営業マンは電話の掛け方のどこかに問題があります。
また、コンタクト後のロープレも必要ですね。
せっかくコンタクトしてもアポイントが5.7%しか取れていません。

といった感じです。

行動管理

次は行動管理です。
上記のKPIからなにが問題で、どうしたらその問題は解決できるかを行動に落とし込みます。

例)上記の営業マンだった場合

《問題点》
❶コール数(行動量)の不足
❷コンタクトアポ率の低さ

《解決策》
❶コール数に関して
→ショートカットキーを覚えて使いこなす。
→ホームページを開いてから電話するのではなく、受付と話している間にホームページを開く
→同じ断られ方のときは、コピペで入力

❷コンタクトアポ率について
→朝早く出社してマネージャーとロープレ
→コンタクトしたら、録音して業務終了後客観的に聞いてみる

という問題点とその解決策を営業マンに書かせます
マネージャーが全て問題点や解決策をだしてはいけません。自分で考えさせる癖をつけさせるのです。

案件管理

次に案件の管理です。
これは、リードもあるにはありますが、どちらかというと商談結果の振り返りがメインです。

主には以下2つです。
❶本日商談した結果の振り返り
→商談結果(受注、検討、失注等)、商談の流れ、訪問前の仮説とその結果、なぜ検討or受注or失注なのか
❷本日再フォローした結果の振り返り
→フォロー前の仮説とその結果、フォローの流れ、なぜ検討or受注or失注なのか

ここも定性情報がメインのため、しっかり目標結果管理のKPIを見ながら振り返りをしましょう。そして、このコアセールスに関しても問題点、改善策を行動管理の部分に記載していきましょう。

営業日報必要ない理由

営業日報が必要ないという人は主に以下の理由です。

管理のための管理になっている

本来の目的を見失い、とりあえず書いているというような状況です。
よって、そこで営業日報って意味あるの?みたいになってしまう。
本来の目的をしっかりもつことで意味がある営業日報になります。

営業マンの行動量が減る

例えば営業日報に1時間かかっているのであれば、その分行動した方が良いのでは?
という意見。この問題に関しては、できるだけ時間をかけずにやればOKです。
例えば、数字は全て自動化しましょう。そして移動中等に問題点・解決策を考えてしまいます。

 

目的をもって実施することでとても効果のある営業日報になります。

まとめ

・営業日報は勝利の方程式のための営業管理に必要なツール

・内容は、定量情報(KPI)と定性情報(問題点・解決策)を書く

・営業日報が意味のないものにならないように目的をもつ

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