電話代行サービスの概要!種類やメリットは?

電話応対は営業の仕事で欠かすことのできない重要な業務です。しかし電話は不意にかかってくることが多く、どれだけ気を遣っていても応対が遅れるなどのミスをしてしまうことがありますよね。そんな業務上の悩みを解決する方法のひとつに電話代行サービスがあります。利用する企業が増えていますが、この電話代行サービスとはどのようなものかご存じですか?サービスの内容や利用の際のメリットなど知っておいて損はない電話代行サービスについて詳しくご紹介します。

電話代行ってどんなサービス?

電話代行サービスは会社の代わりに電話の応対をして業務をサポートしてくれるサービスです。営業の仕事をしていると、いろんな顧客から電話がかかってきます。しかし商談中や移動中などですぐに電話に出られないことがありますよね。出勤日ではない土日に電話がかかってきて対応が難しいこともあります。しかも1度や2度ではないため悩んでいるという会社は少なくありません。そんなときに助けとなるのが、電話応対を担ってくれる電話代行サービスです。電話口で実際に代行業務をするのは電話代行サービス会社で訓練されたスタッフです。会社の窓口となり顧客に対して失礼のない丁寧な対応や会社側へのしっかりとした報告ができるように教育を受けたオペレーターが対応するので安心して利用できます。ただ電話に出るだけではなく、営業業務の重要なポジションをしっかりと支えてくれるありがたいサービスです。

電話代行の種類を教えて!

電話代行サービスは大きく分けて2種類あります。「電話転送使用型」と「コールセンター型」です。「電話転送使用型」は電話代行を依頼した会社にかかってきた電話を代行サービス会社の電話に転送してオペレーターが受けるタイプのサービスです。会社にかかってきた電話が留守状態にならなくて済むことが特徴です。そのため業務中や昼食時などに全員出払って社内が無人になりやすい少人数の会社や個人事業主などに重宝されています。一方「コールセンター型」は依頼会社のものとは別の電話番号を用意し代行サービスがカスタマーサポートセンターや顧客相談窓口であるかのように電話を受けるタイプのものをいいます。かかってきた電話の内容に応じてオペレーターが依頼会社のスタッフとして対応し、後に会社へ詳細を報告するというシステムです。電話代行サービスには電話転送使用型とコールセンター型の両方を行っているところと、どちらか一方のみというところがありサービス会社によって異なります。

代行サービスを利用するメリット

実際に電話代行-ビスを利用した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。まず、どんなときでも電話応対ができるという点です。小さな営業所や個人事業主は電話応対できる人数に限りがあり社員が事務所に不在になることが多い傾向といえます。また車の運転中や電車での移動中、会議中などはすぐに電話に出るのが難しいですよね。何度もかけてくれる取引先なら良いですが、初めて電話をかける顧客などは1度電話がつながらなければ縁がなかったと考えてもう2度とかけてこないこともあります。そこで登場するのが代行サービスです。代わりに電話応対してもらえれば大切な電話を逃さず受け取ることができるのです。電話をかけるといつも不在では顧客からの信用を失ってしまいますが、その心配も無用ですね。また仕事中に電話がひっきりなしに鳴ることもあります。もちろん対応することになりますが、電話応対ばかりしていては他の業務がはかどらず、大きなタイムロスに陥ってしまいがちです。そこで問題解決のために新しく電話応対事務のスタッフを雇う場合がありますが、これには人件費が必要ですし面接や育成に手間もかかってしまいます。一方、電話代行サービスを利用すると時間も人件費も節約でき、電話にかかりきりになることなく業務に集中しながらコストカットもできる点はメリットです。さらに電話代行サービスは電話の重要度によって臨機応変に対応を変えてくれます。電話の内容によってはすぐに依頼会社の社員が対応したほうが良い場合もあります。そんなときは、かかってきた電話を会社の電話へ転送してくれるサービスがあるので絶好のビジネスチャンスを逃さずに済みます。

電話代行サービスを利用してみよう

電話代行サービスは営業業務をサポートしてくれる強い味方です。手が回らない部分をカバーしてくれる高いサポート力は、もうひとりの自社スタッフといっても過言ではないでしょう。ビジネスチャンスを確実に成功させるため、積極的に利用してみることをおすすめします。

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