営業の仕事をしていると、上司や先輩社員から「報連相をしなさい」と促される場合があります。しかし、入社して間もない頃は特に、「報連相って何だろう？」と疑問に感じる人もたくさんいるのではないでしょうか。「報連相」の意味や重要性を理解して、正しく使いこなすことができると、ビジネスがスムーズに進んでいきます。今回は、ビジネスシーンに欠かせないものとされている報連相の意味や重要性、報連相を上手く使いこなすためのポイントなどについて具体的に解説していきます。
そもそも報連相の意味って？
ビジネスシーンでたびたび耳にする「報連相」というワードは、その意味について正しく理解しておかなければ使いようがありません。「報連相」とは、「報告・連絡・相談」のことです。「報連相」はビジネスコミュニケーションのひとつであり、チームで仕事をこなしていく上では欠かせないものといえます。
報連相が重要なのはどうして？
ビジネスマンの中には、報連相の重要性について理解していないという人も少なからずいます。報連相が重要な理由としては、まず、「部下から何の報告もないと上司が不安になる」ということが挙げられるでしょう。上司として指示を出した業務の進捗状況がなければ見込みを立てることができず、管理コストばかりがかかってしまいます。
また、上司の責任が増えることも予想されます。例えば、お客様からのクレームが発生した場合、状況がまったく把握できていなければ「被害を最小限に抑えられない」「上司として対応しきれない」といった最悪の事態を招いてしまう可能性があるのです。
次に、報連相を怠っていると、多くの人の時間を削ってしまい迷惑をかけてしまうおそれがあります。具体的には、約束の時間を当日になって連絡してしまったり、時間に遅刻してしまったりすると、結果として相手の時間を奪っていることにつながるのです。
さらに、業務上の変更点が合った場合、連絡をしなかったことによって業務内容にズレが生じてしまうことがあります。ズレが生じた場合には、後々に手直ししなければならないということは言うまでもありません。
また、相談をしないことによって業務にやり直しの可能性が出てきます。分からないことがあったとき、誰にも相談せずに勝手に業務を進めてしまうことだけは回避するべきでしょう。
続いて、報連相せずに個人的に業務を進めてしまうと、クオリティの低下が懸念されます。複数人が関わるプロジェクトなどの場合には、一人で物事を進めてしまうとクオリティの低下が顕著になるといえるでしょう。
そして、避けなければならないケースとして考えられるのは、報連相を怠ったことによって目標が達成できなかったときには上司の責任問題に発展する可能性があるということです。これらの理由から、報連相の重要性を認識して、実際のビジネスで使いこなしていくことが求められています。
報連相を使いこなすポイント
報連相を使うときのポイントとして、まずは「報告はタイミングを考えて行う」ことが挙げられます。例えば、「新しい情報を得た」「指示されていた仕事が終わった」「ミスをした」などといったタイミングでは、上司への報告を欠かさないように心がけましょう。
次に、「連絡は簡潔に」というのがポイントです。情報をしっかりと整理しておき、分かりにくい連絡は避けるようにしましょう。
また、連絡手段は用途に応じて使い分けることがおすすめです。具体的には、簡単な連絡や急を要する連絡は、口頭や電話、ファックスなどで行います。一方で、数字やグラフを伴うもの、回覧が必要な連絡などについては、文書で連絡をするのが基本です。
さらに、相談に関しては伝える内容にも注意をしましょう。悩み事が発生したときにはひとりで抱え込まずに、タイミングを見計らって相談をするのが望ましいといえます。
日頃から報連相を心がけた業務を！
普段から報連相を意識していると、仕事がスムーズに進むようになります。特に、ミスをしてしまったときは上司に話しづらいと感じる人も多いでしょう。しかし、そういう状況のときこそ報連相が必要なのです。報連相はビジネスマンの基本ですから、上手に使いこなせるように常日頃からトレーニングをしておきましょう。