仕事上では限られた時間の中で業務を処理しなければならないケースが少なくありません。そのため時間を有効に活用して効率的に業務を行う必要があります。業務の効率化を実現するために活用したいツールがtodoリストです。このツールを利用するとタスク管理をしっかり行えるようになります。それにより業務上の不備を防ぐことができるようになるのです。ここではtodoリストの役割や活用方法を解説し無料ツールについてご紹介いたします。

todoリストの役割って？

todoリストの「todo」とは日本語に直訳すると「やること」になります。その後、そこから発展して「やるべきこと」という意味で用いられるようになりました。そしてビジネスにおいて「一定期間内にやるべきこと」をリスト化したものをtodoリストと呼んでいます。todoリストにはどのような役割があるのでしょうか。まず、やるべきことをリストアップしておくことで、それらを忘れないようにしておくことです。それから、やるべきことが複数ある場合、その中で優先順位を明確にする役割もあります。さらに各作業の責任者を明確にすることで、それぞれに自覚を持たせる役割も果たします。このような役割があることから企業の中には、todoリストを作成して業務を行っているところが少なくありません。

業務に役立つtodoリストの活用方法

企業がtodoリストを使用する目的の1つに業務の効率化をはかることがあげられます。そこでtodoリストをどのように活用すれば業務に役立つのでしょうか。まずリストアップした作業の優先順位を明確にする目的で活用しましょう。やるべきことの全体を把握することができ、その中から緊急性の高い業務や重要度の高い業務を素早く選別できるからです。タスク完了をわかりやすくする目的で使用することも大切です。リストアップした作業の中で完了したものから削除していく形にすれば業務のもれを防げます。またtodoリストを活用する場合、パソコンソフトを利用する方法のほか用紙に書き込んでいくアナログ的な使い方がありますが、どちらの方法でも構いません。自分の一番適した方法でtodoリストを活用し続ければよいでしょう。全部の作業をtodoリストに入れないほうが好ましいです。作業数が多いと記録されているリストがわかりにくくなってしまいます。todoリストを活用する際、非現実的な予定は立ててはいけないことも忘れてはなりません。いくら予定を立ててもそれが実現できなければtodoリストを活用する意味がなくなってしまうからです。そしてtodoリストの作成に力を入れ過ぎると、肝心の作業がおろそかになってしまう場合があるので注意しましょう。

無料で使えるおすすめtodoリストツール

todoリストのツールにもいろいろな種類がありますが、その中でも無料で利用できるものも少なくありません。そこで無料で使えるおすすめのtodoリストツールはどのようなものがあるのでしょうか。まずあげられるのがGoogleカレンダーです。仕事内容や作業工程ごとに管理できるのはもちろん、カレンダーとの一括管理も可能となっています。チャットワークも各企業で活用されているtodoリストツールです。グレープチャット内でtodoリストや各種ファイルを共有可能です。Wunderlistはビジネスだけでなくプライベートにおいても利用されるtodoリストツールといえます。クライアントと共有しながら業務の進行状況を確認することが可能です。Toodledoは複数の作業を管理できるのが特徴です。そのためリスト化したい作業が多い場合は、このtodoリストツールを活用するとよいでしょう。使いやすさを重視するのであればAny.doがおすすめです。このtodoリストツールはデザインが美しくて見やすくなっているからです。Remember The Milkは活用範囲が広いtodoリストツールとして知られています。期日、場所、タグなどさまざまな事項を登録することが可能です。そして、最後はNozbeになります。このtodoリストツールは現時点の仕事に集中できるように作られています。

まずは無料ツールを使ってみて！

仕事上で任された業務をおろそかにしてしまうと社内の人やクライアントに迷惑をかけてしまいます。そのような状況を防ぐには十分なタスク管理が欠かせません。todoリストを活用することで業務ももれを防いだり優先順位を明確にしたりすることが可能です。それによりスムーズかつ正確に業務を行えるようになり、社内やクライアントから信頼を得られるようになるでしょう。無料のtodoリストツールであればコストをかけずに手軽に利用することが可能です。業務の正確性をはかるためにまず無料ツールのtodoリストを使用してみるとよいでしょう。