「アポイント」という用語をご存じでしょうか？営業に関する仕事をしていると「アポイント」という言葉を耳にすることがあります。現場では当たり前のように使われている用語なだけに意味をよく知らなかったとしても、なかなか同僚や先輩社員などに聞くことは難しいかもしれません。アポイントの取り方の基本を知っておくと営業に活用できます。ここではアポイントの意味や電話・メールでのアポイントの取り方についてご紹介します。
アポイントの意味って何？
「アポイント」とは面会や会合の約束のことをいいます。「アポイントメント」や「アポ」と呼ばれることもありますが、すべて同じ意味で使われている用語です。例えば仕事でだれかと会う場合には原則としてアポイントを取るのがマナーです。親しくしている取引先やお客様の場合であっても基本的にはアポイントを取ってから会うように心がけることが大切です。いつも自分の都合ばかりを優先している営業ではうまくいきません。当たり前のことですが、取引先やお客様にも都合があることを心得ておきましょう。
電話でアポイントを取る方法
取引先やお客様とアポイントを取るには、いくつかの方法があります。電話でアポイントを取ることはよくあるため、正しいアポイントの取り方を身に付けて活用するようにしましょう。まずは社会人としては基本となることですが、アポイントを取るにあたっては正しい言葉づかいを意識することが大切です。正しい言葉づかいができなければ取引先やお客様に話を聞いてもらえない恐れがあります。そして電話がつながったら丁寧なあいさつをすることがポイントです。社名や自分の名前をはっきりと名乗り、明るい声で話しをすると取引先やお客様に好印象をもたらすことができます。さらに電話した経緯・理由を簡潔に話すようにしましょう。「なぜ電話をしたのか」「どうしてアポイントを取りたいと思っているのか」が明確でなければ取引先やお客様も約束しようがありません。実際に電話をする前に、この点に関しては最も明確にしておく必要があります。また電話でアポイントを取る場合は相手の表情などを見ることができません。そのため相手が聞き取りやすいような話し方を特に心がけることが重要といえるでしょう。
メールを使ってアポイントを取るには？
メールでアポイントを取ることもできるので必要に応じて活用しましょう。まずメールでアポイントを取るときには件名にも工夫をすることが求められます。メールの件名はメールの内容がアポイントの件だとはっきりと分かるようにしておきましょう。メールの内容が件名に反映されていなければ迷惑メールやダイレクトメールと思われてしまい、メールを削除されてしまう可能性があります。またメールでアポイントを取るときには、特に正しい言葉遣いを意識するように心がけましょう。メールは何度も読み返すことができるため、正しい言葉遣いへの配慮は必要です。さらに候補日を提案するときには幅広い選択肢を設けるようにします。月末・期末・年度末などといった相手が忙しい時期は避けるようにしておくとアポイントが取りやすくなるといえるでしょう。
アポイントを極めて営業に活用しよう
これまでうまくアポイントを取ることができなかったという人はアポイントの取り方自体に問題がある可能性が考えられます。例えば言葉遣いや候補日の提案の仕方などへの配慮が足りなかったことが直接的な原因となってアポ取りが失敗に終わっていることもあるのではないでしょうか。まずは普段自分がどのようなアポイントの取り方を行っているかという点を振り返ってみることをおすすめします。そしてアポイントの基本をしっかりと押さえてアポ取りが成功できるようにしましょう。電話・メールでアポイントを取る方法は実際の仕事でも活用することができるため、正しい方法を心得ておくと良いでしょう。
