営業事務の仕事とは具体的にどんなものかご存じですか？「一般事務との違いは何か」「業界によって違いがあるのか」など疑問に思っている方もいるのではないでしょうか。営業事務は営業部または営業担当者についてサポート全般を行う事務職のことを指します。そのため仕事内容や責任範囲は配属先の営業部門が何を求めるかによって異なる可能性があるでしょう。ここでは営業事務の仕事内容と成功するためのコツについてご説明します。
営業事務ってどんな仕事？
営業事務のお仕事は、配属先の営業部門と一体となって会社の売り上げ向上のサポートをする事務職のことです。営業担当者が本来の営業業務に専念できるように、そのサポートを行います。時には営業担当者が外回りをしている間に電話で突発的な用事を頼まれたり営業担当の代わりに顧客に連絡を取ったりすることもあります。基本的な仕事内容は営業資料の作成や請求書や納品書、契約書などの書類作成が挙げられます。最終的には営業担当がチェックしますが、顧客に渡す重要な書類なので細心の注意が必要でしょう。また商品の在庫や納期管理も重要な仕事のひとつです。営業担当者とのコミュニケーションを密に行い、顧客に的確なタイミングで連絡や提案ができるようにサポートする必要があります。顧客とは電話やメールを通して直接やりとり行うこともあるでしょう。営業担当への伝言や依頼された書類送付などを適切に行うことが求められます。
営業事務の1日のスケジュール
営業事務における1日の仕事の流れを解説します。まず出社後に連絡事項の確認を行い緊急に対応する業務がないかをチェックします。その日にやるべきことを確認し優先順位をつけていくのです。その後、見積書の作成などを行い、昼休みを挟んで引き続き伝票処理、受注処理、資料作成などを行います。最後に日報を作成し業務終了となります。営業事務の仕事はルーティンワークもありますが、急ぎの資料作成を依頼されたり受注前後に業務が集中したりすることも。そのため、企業によっては例えば月末に残業が多いなど業務量に差が出ることも考えられます。
仕事で求められるスキルって？
営業事務に求められるスキルはさまざまあります。まずは営業活動をスムーズにするためのコミュニケーション能力です。営業担当からの依頼通りに顧客対応をしたり営業担当に顧客からの伝言をしたりするなど双方の橋渡し役にもなります。営業事務は高いコミュニケーション能力が求められると考えられます。また突発的な業務に対応できる柔軟さと対応力も大切です。常に営業担当や部署にとって最善の方法は何かを考えて提案する企画力や提案力はどの企業からも重宝されるでしょう。さらには顧客対応を安心して任せられる社会人としてのマナーや社会常識も基本です。事務処理業務が多く契約書や入金に関わる業務もあるので正確で迅速な事務処理能力、ITスキルなども重要でしょう。
営業事務で成功するためのコツ
営業事務として成功するためには仕事を好きになり「やりがいを見つけること」が大きなカギです。一見単調な作業に見えがちな事務職ですが、営業事務は部署の売り上げ達成時に一緒に喜びを分かち合ったり顧客から直接感謝されたりする機会もある職種といえます。サポート役として人のために役立ちたいという方にとってはやりがいがあるでしょう。このように仕事の楽しみを見つけるとキャリアアップしながら会社内で信頼される地位を築くことが期待できます。もちろん仕事をきちんとこなすことが大前提です。「メモを細かくとる」「常に誠意を持った対応をする」など仕事のミスを最小限に抑えて、気持ちよく仕事ができるように心がけましょう。
営業をサポートするのが営業事務の仕事
営業事務の業務は多岐に渡りますが、その分やりがいも多いという特徴があります。優秀な営業マンには優秀な営業事務がついている傾向です。営業事務の仕事ぶりによってその企業の売り上げアップにもつながる責任と面白みがある仕事といえるでしょう。
