営業職には「営業報告書」が欠かせないため、すでに報告書の記入を義務付けられている営業マンも多いでしょう。営業報告書を書くことには「どのような意味があるのか」という点や、「書き方のコツ」を押さえておけば記入の仕方が大きく変わってきます。普段の業務に営業報告書を活かしたいのであれば、書き方のポイントを営業職の社員全員に周知徹底することが必要です。ここでは、営業報告書の書き方や部下の営業報告書のチェックポイントなどについて解説していきます。
そもそも営業報告書って何？
営業報告書とは「日々の営業活動を可視化するための書類」ということを知っておきましょう。この営業報告書については、主に直属の上司に提出するために作成します。営業職を経験したことがある人なら分かると思いますが、営業先を訪問するときなどは常に上司と行動を共にしているわけではありません。そのため、たとえ直属の上司であったとしても何の報告もなしに部下の営業活動の内容や結果をすべて把握することは困難です。円滑に業務を進めていくためにも、営業報告書は大変役立ちます。適切な営業報告が行われていれば、上司から有益なアドバイスが得られるといったメリットもあるといえるでしょう。
営業報告書で記入する項目
「どんなことを営業報告書に記入すればよいのか」と悩む営業マンもいると思いますが、会社によっては書式が決まっている場合もあります。そういった場合には、会社ごとの書式に従いましょう。営業報告書に記入する項目としては1日の行動や訪問先の情報、目標と成果・結果、課題と解決策などが挙げられます。有効に営業報告書を活用するために意義の薄い項目を記入することは避け、営業先から受けた相談や約束、商談の内容など、というような備忘的項目を主体として作成することがおすすめです。
報告書の書き方のコツは？
営業報告書を書くときには、まずは、「何のために書くのか」をしっかりと考えてから記入することがポイントです。営業報告書については、個人的に見ることが目的のメモとは役割が異なります。そのため、「客観的に見て読みやすいか」「分かりやすいか」という点が重要となってきます。例えば、報告書の文字量に着目してみましょう。ダラダラと長文を連ねた報告書は読み手にとっても要点をつかみにくいといったデメリットがあります。文字量は箇条書き程度でも相手に内容報告ができれば問題はありません。そして営業報告書が完成したら、声に出して読んで確認することがおすすめです。声に出して読むことで、言い回しなどの間違いに気づくことができます。最終的には、全体的な見映えにも気を付けて営業報告書を提出しましょう。
部下の営業報告書をチェックするときのポイント
上司が部下から提出された営業報告書をチェックするにあたって、いくつかのポイントを押さえておきましょう。まず、業務目的を踏まえているかどうかという点です。短期間での評価が難しい場合は特に営業目的を明確にしておくことが大切です。次に、根拠や理由が報告書に書かれているかもチェックしておきましょう。根拠や理由がまったく提示されていない営業報告書では今後の営業活動の見通しを立てることができません。そして、「自分の見解を入れているかどうか」「私心を捨てているか」についても合わせて確認することが大切です。高い成約率を獲得するためには、これらの報告が重要です。
質の高い営業報告書にしよう
営業報告書を書き始めたばかりのころは、書き方のコツをなかなかつかむことができずに戸惑うかもしれません。しかし、書き方に慣れてきたら、コツを押さえた質の高い営業報告書を書くことが大切です。営業報告書をチェックする側となる上司の場合は、部下がうまく営業報告書を書くことができるよう、必要に応じてアドバイスをすると仕事の効率もアップしていくといえます。
