営業報告書の目的は何？記入項目と書き方のポイント

企業内で仕事をする際、営業報告書を書かされる場合が多い傾向です。毎日内容を考えながら記載していかなければならないので「正直面倒くさい」と思ってしまうこともあるでしょう。しかし営業報告書の内容が、そのまま業務の改善につながるケースも少なくありません。そのため手間をかけてでも質の高い営業報告書の作成を心がけたほうがよいでしょう。ここでは営業報告書の記入項目や書き方のポイントなどを見ていきながら、営業報告について考えていきましょう。

営業報告の種類と目的

営業報告書と一口にいってもいろいろな種類の書類があります。具体的は同行報告書や訪問報告書、会議報告書、売上報告書、研修報告書などです。同行報告書、訪問報告書とは営業先へ訪問したときや同行したときの状況を記載する書類になります。同行報告書や訪問報告書は、そのときの状況や結果を振り返ったり報告したりする目的で作成されるのです。会議報告書とは企業で行われた会議の状況を明らかにするための書類を言います。会議の内容を社内の人へ報告するには書面化したほうが伝えやすいです。そのために会議報告書を作成して会議への出席者、協議内容や決定事項の詳細、会議の経過などを明確にします。売上報告書とは営業の結果に関する報告書です。取引先名、売上や利益、今後の業績の見込みなどを記載されています。営業の反響や寄せられた厳しい意見を記載しておけば今後の営業活動で役に立つことも多いでしょう。研修報告書は研修で学んだことがまとめられたものです。この報告書を作成することで研修へ参加していない社員もその内容を情報共有できるメリットがあります。

営業報告書に記入する項目は？

営業報告書は作成者以外の人でもわかりやすいように作成することが大切です。そのため1日の行動や訪問先の情報を記載します。1日の行動は「何時にどのような企業へ訪問したのか」を記載して明確にするとよいでしょう。また訪問先の住所や最寄りの駅など場所を記載しておくとより親切です。訪問先の情報は、その企業の情報だけではなく面談相手の担当者とその役職、面談した内容も記載します。面談に関する情報を詳細に記載すれば、企業内での情報が共有され、その後の対応もスムーズになります。さらに訪問に関する内容だけではなく、訪問の目標も記載しておきましょう。受注してもらう前提として商品に興味を持ってもらう目標で訪問するケースもあるからです。そして訪問によって得られた成果や結果、または課題や解決策の記載も忘れてはなりません。営業の成果や結果は受注または失注の詳細だけではなく商品に対する相手側の評価も記載しておきましょう。その中で課題があった場合、自分で考えられる解決策を記載しておけば、今後につながる内容の営業報告書になります。

営業報告書の書き方のポイント

営業報告書の書式は特に規定がありません。しかし記載する際のポイントがいくつかあるので、それらを考慮しながら書くことが大切です。営業報告書として使用するフォーマットはシンプルなものがよいでしょう。営業報告書は企業内で情報共有する目的で作成されるのでシンプルなもののほうが好ましいのです。その際、使用するフォーマットを統一することも忘れてはなりません。記載事項の中に数値化できるものはなるべく数値化して記入することも重要です。数値化することでその情報が明確になり具体的な目標を立てられるようになるからです。さらに上司のチェックを受けたことがわかるような書式にしましょう。上司のコメント欄や署名欄を設けておくとわかりやすくなります。また営業報告書は複数ありますが、別々にチェックをするのは非効率的です。そのため1回のチェックで済むように他の報告書とリンクさせておいたほうがよいでしょう。

効果的な営業報告書で業務に貢献！

営業報告書は日常の営業活動のプロセスを明確にする目的で作成されます。営業活動の成果や課題も営業報告書に記載されるので、この書類を見ることでよい点と悪い点が明らかになるのです。それにともない業務の改善にも役立てることができるでしょう。営業報告書の質は業務効率や売上などに大きく関係してきます。業務に効果的な営業報告書を作成することで勤務先の企業へ貢献できるのです。